Uno de los apartados más importantes y propicios para el teletrabajo es la telefonía de la empresa.
En un sentido amplio, nos referimos a las comunicaciones telefónicas internas y externas de la empresa. En relación al teletrabajo, nuestro principal objetivo es poder atender o realizar llamadas laborales, sea cual sea nuestra ubicación.
Las llamadas que recibimos pueden ser por muchos motivos y pueden ir dirigidas a diferentes personas (extensiones) o departamentos (grupos de extensiones). Esta distribución de llamadas y destinatarios es la que se encarga de realizar nuestra centralita.
Hoy en día con la telefonía móvil parece un tema irrisorio, porque todo el mundo dispone de teléfono móvil, bien sea propio o proporcionado por la empresa y las llamadas pueden transferirse o desviarse al móvil sin la necesidad de disponer de centralita.
A pesar de ésto, resulta más útil y práctico disponer de una centralita virtual y trabajar con extensiones en lugar de hacerlo con teléfonos móviles propios.
Los motivos son los que se describen a continuación:
- Extensiones móviles. En la mayoría de centralitas virtuales, las extensiones o puestos de la centralita, pueden ubicarse en cualquier sitio. El único requisito es disponer de acceso a Internet y de un terminal que puede ser un teléfono fijo, móvil o de software.
- Configuración predeterminada. Al trabajar con extensiones móviles, si se cambia la ubicación de las extensiones (en casa, en la oficina, etc.) no es necesario un cambio de configuración de la centralita, ni de forma en que se distribuyen las llamadas. Éstas siempre llegaran a su destinatario esté donde esté.
- Máscara en llamadas salientes. Si usamos nuestro propio móvil, puede que no sea conveniente que el destinatario conozca nuestro número. Con la centralita WorkingTel y su funcion de enmascarar las llamadas, podremos usar nuestro móvil mostrando el número de la empresa cuando nos convenga.
- Estadísticas y control de las llamadas. El teletrabajo ofrece un mayor grado de libertad a sus empleados, lo que conlleva a una mayor necesidad de control por parte de la empresa. Otra de las ventajas que ofrece nuestra centralita es poder supervisar remotamente las llamadas en todo momento y saber cuántas se han recibido, a qué horas, si han sido atendidas y por quien. Incluso cabe la opción de escucharlas si activamos la opción de grabarlas. (por ley debe informarse al interlocutor de la grabación mediante una locución)
- Configuración visual. Cualquier cambio de configuración resulta extremadamente fácil con nuestro sistema de configuración visual de rutas de llamadas. En las imágenes de debajo pueden verse algunos ejemplos reales.
- Call Center y servicio de tele-secretaría. Otra de las opciones que se ofrecen junto a la centralita o incluso de forma independiente, es disponer de un servicio de secretaría virtual que nos atienda las llamadas que no podamos o no queramos responder. Las tele-secretarias atenderán las llamadas en nombre de su empresa y realizarán las gestiones que se le indiquen: Enviar notificación, transferir, informar al cliente, tomar datos, filtrar llamadas no deseadas, etc.
Muchas empresas aún mantienen una estructura telefónica obsoleta con líneas analógicas o RDSI, por miedo al cambio. Cuando en realidad el cambio, en la mayoría de casos, resulta ser un simple trámite que les permitirá reducir costes y disponer de un servicio mejor y más completo. Al virtualizar la telefonía con WorkingTel, se suprimen las instalaciones, las cuotas de alta y las permanencias.
